Preparados… Listos… ¡Ya! La puesta en marcha de una solución SAP® EWM es uno de los hitos más significativos en un proyecto inicial. Pero no es el punto final. ¿Cuál es el siguiente paso? En este artículo aclaramos las 6 preguntas más importantes que usted debería plantearse acerca del soporte SAP® EWM después del inicio productivo. Esto no solo le ayudará a garantizar el funcionamiento eficaz a largo plazo, sino también a aprovechar el máximo potencial de su sistema. Ya sea si usted cuenta con un soporte SAP® EWM propio interno o externo o aún está considerando cómo perfeccionar sus procesos, aquí encontrará valiosas recomendaciones y análisis.
SAP® EWM después del Go-live: ¿Y ahora?
El antes y el después de la puesta en marcha son igualmente importantes. Por lo general, el funcionamiento de un sistema de gestión de almacenes (WMS) y un sistema de control de almacenes (WCS) dura más de 20 años. De forma similar a un niño que al transcurrir el tiempo crece y se desarrolla, SAP® EWM se considera igualmente un sistema vivo que requiere atención y cuidados continuos para funcionar de manera óptima. El soporte SAP® EWM comienza realmente después de la puesta en marcha. Además del mantenimiento general se requieren actualizaciones y adaptaciones regulares según el área específica con el fin de satisfacer continuamente las cambiantes exigencias del mercado y el cliente y generar, en consecuencia, un verdadero valor añadido.
¿Qué pasos concretos son necesarios para ello? Las 6 siguientes preguntas cruciales le ayudarán a posicionarse de manera óptima después de la puesta en marcha de su solución SAP® EWM.
Índice
1) ¿Quién se encarga del soporte SAP® EWM fuera del horario de operación?
A primera vista, esta pregunta aparenta ser banal. Sin embargo, en muchos departamentos de TI no existe un horario de turnos y, en el peor de los casos, la hora establecida de fin de servicio es a las 17 horas. Por el contrario, la producción, las áreas de almacenamiento y logística operan a menudo sin interrupciones en jornada de trabajo a turnos. Asimismo, el sistema SAP® EWM está en funcionamiento 24 horas, 7 días a la semana. Por este motivo, la ayuda inmediata en caso de problemas es decisiva para asegurar un funcionamiento realmente eficaz. Si no es posible gestionar integral o parcialmente esta necesidad con un modelo de servicio de guardia del propio departamento TI, especialmente fuera del horario de oficina, el soporte externo es de gran ayuda. Esta opción, en forma de un Service Desk con extensión de servicio hasta una disponibilidad 24/7, brinda soporte para la resolución rápida de incidencias con el fin de evitar repercusiones negativas en el negocio y minimizar potenciales tiempos de parada.
KNAPP brinda el servicio 24/7 SAP® EWM Service Desk con certificado ITL®, independientemente de si la implementación inicial tuvo lugar con nuestra empresa o con otro socio SAP. La oferta de servicio comprende desde el servicio integral Hotline 24/7 hasta modelos híbridos con soporte de horario definido o para procesos específicos. Entre las prestaciones se encuentran también la detección y eliminación de patrones de error recurrentes y problemas de rendimiento, así como soporte a demanda para el respaldo de inventario, configuración de hardware, gestión de datos maestros, limpieza del sistema, archivo y notas S.
2) ¿Existe un plan, con presupuesto incluido, para nuevas optimizaciones y ajustes de la solución SAP® EWM?
Un sistema SAP® EWM no debe considerarse una entidad rígida, sino como un sistema flexible y activo. En este sentido, es necesario realizar regularmente actualizaciones y mejoras de SAP y, al mismo tiempo, no se deben subestimar sobre todo las modificaciones y exigencias individuales del WMS en términos de frecuencia y esfuerzo. Especialmente en la fase de cuidado intensivo y las primeras semanas en funcionamiento real se manifiesta un potencial inicial de optimización del sistema.
«Un sistema WMS debe mantenerse igualmente activo que el negocio para generar un valor añadido. Sin la prioridad necesaria será imposible poder competir en el mercado».
Por ello, es imprescindible planificar detalladamente y a tiempo las adaptaciones futuras de la solución SAP® EWM para la fase posterior al Go-live. Este plan incluye, por ejemplo, determinar las ventanas de tiempo disponibles, al margen de las temporadas altas, para poder integrar sin obstáculos los cambios realizados en el sistema. En este contexto también se debe ponderar si un soporte externo es razonable. Pues incluso pequeñas imperfecciones en la solución de software pueden tener considerables repercusiones en el sistema completo si no se eliminan a tiempo. En el marco de nuestro 24/7 SAP® EWM Service Desk de KNAPP, brindamos respaldo en dichos casos directamente en la eliminación del incidente. Asimismo, con nuestros expertos SAP® EWM podemos ejecutar las actualizaciones y ampliaciones necesarias sin dilaciones y garantizar así que el sistema se mantenga siempre actualizado.
Para un plan de optimización también se requiere el presupuesto respectivo. El grado de automatización del almacén, así como la complejidad e individualización de los procesos comerciales determinan el volumen necesario. Como regla general se deberá calcular para ello, según la complejidad del sistema, entre 10 a 20 por ciento de los costes del proyecto en los primeros años.
3) ¿Qué estrategia persigue SAP® EWM después del Go-live?
Una estrategia cuidadosamente planificada es decisiva para asegurar la estabilidad y el rendimiento del sistema durante el funcionamiento real. Las pruebas exhaustivas y efectivas previas a las modificaciones del sistema sirven de ayuda para detectar tempranamente y eliminar problemas potenciales.
El plan respectivo comprende en todo caso las ventanas de tiempo posibles, así como recursos y procedimientos responsables. A este respecto puede resultar útil orientarse a la estrategia del proyecto de incorporación original. En el caso ideal, los empleados que ya estuvieron a cargo del proyecto inicial pueden reasumir la responsabilidad de la ejecución de las pruebas. Para ello, durante el funcionamiento real son decisivas las siguientes dos categorías de prueba:
La realización continua de ambos tipos de pruebas garantiza que todos los ajustes y actualizaciones se han integrado sin obstáculos y que el sistema continúa funcionando de manera óptima.
A partir de un grado de automatización relevante o también para las pruebas de masas y rendimiento es además razonable considerar la implementación de un gemelo digital. Gracias al empleo de datos en tiempo real, este permite emular las interfaces entre el WMS y los subsistemas, así como simular el desarrollo de los procesos de almacén lo más cerca posible a la realidad. Una ventaja esencial es la prueba de todos los procesos de negocio de extremo a extremo –sin acceso físico– con las tecnologías de automatización. Además, con ayuda de las pruebas de masas se puede comprobar el comportamiento correcto de SAP® EWM antes de adoptar los cambios en el funcionamiento real.
4) ¿Cómo está organizado mi soporte SAP® EWM durante el funcionamiento real?
Todas las estrategias y planes que giran en torno al soporte SAP® EWM son inútiles sin una aplicación adecuada. Por ello, las herramientas correctas durante el funcionamiento real son importantes. Estas contribuyen a supervisar diferentes aspectos del sistema de manera que todos los procesos funcionen perfectamente. En KNAPP recomendamos a nuestros clientes implementar las herramientas de gestión de servicios TI (herramientas ITSM) durante el funcionamiento real. Brindan respaldo durante la automatización y la gestión de diversos procesos TI como la gestión de incidencias, cambios, problemas y solicitud de servicios. Estos programas son útiles para supervisar y gestionar los procesos del sistema, identificar y eliminar problemas, así como para garantizar la estabilidad y el rendimiento del sistema. Gracias al acceso en línea, posibilitan además una colaboración transparente con cualquier soporte externo como nuestro 24/7 SAP® EWM Service Desk de KNAPP, así como una integración sencilla para la facilitación de actualizaciones de tickets automatizados.
Este tipo de herramientas son la base para una monitorización autónoma y proactiva del sistema SAP® EWM. Simultáneamente a ello y en calidad de socio SAP, KNAPP puede asumir estas tareas. Esta práctica asociada a la institución de un centro de gestión profesional resulta especialmente útil en almacenes automatizados. El llamado flow control room está equipado con pantallas de supervisión en directo que visualizan todos los puntos neurálgicos de la instalación y paneles en tiempo real alimentados con datos del sistema productivo. Los empleados controlan y supervisan de forma centralizada todo el flujo de mercancía en el almacén. Si este se detiene o incluso se interrumpe, el problema se identifica y elimina en la sala de control.
Este centro de gestión puede administrarse internamente o con el soporte de un socio SAP. Para este fin, KNAPP facilita ingenieros de operaciones logísticas. Además de la coordinación de actualizaciones de versiones para el sistema productivo, los ingenieros asumen la gestión de incidencias de software y respaldan a los técnicos en el trabajo operativo diario de la sala de control.
5) ¿Mis usuarios clave de SAP® EWM están capacitados para el funcionamiento real?
Un equipo sólido de usuarios clave es primordial para aprovechar todo el potencial de una solución WMS. Un programa de formación integral y perfeccionamiento permanente contribuyen a la identificación y solución de problemas por parte del personal. Asimismo, el equipo debe estar en condiciones de realizar ajustes y optimizaciones menores independientemente. Como complemento de la formación básica SAP® EWM de SAP, KNAPP brinda entrenamiento especial para usuarios clave con el fin de instruirlos en las ampliaciones específicas de la solución SAP® EWM del cliente. Este paquete completo les permite finalmente asumir importantes tareas del proyecto como la creación de casos de prueba o la formación de usuarios finales y, después del Go-live, actuar como Help Desk para un funcionamiento seguro.
Para reforzar el equipo de usuarios clave en el trabajo diario, especialmente durante los preparativos y el desarrollo exitoso de las temporadas altas, el soporte SAP® EWM externo puede ser una ventaja. Estos recursos adicionales se pueden utilizar en forma de leasing temporal de personal o de los ya mencionados ingenieros de operaciones logísticas con el fin de garantizar la estabilidad del sistema de SAP® EWM después del Go-live o al finalizar la fase de cuidado intensivo. Supervisan los sistemas, identifican los potenciales de mejora y optimizan la instalación desde el comienzo. Así se garantiza eficiencia y rendimiento máximos a largo plazo.
6) ¿Cómo se organiza la gestión de conocimientos para el soporte SAP® EWM?
Una gestión efectiva del conocimiento es indispensable para conformar un soporte SAP® EWM de forma eficiente. Esto afecta, por un lado, al propio equipo interno, pero también a cualquier cooperación con un socio SAP. Para evitar la mentalidad de silo y el comportamiento aislado es importante que toda la información y documentación relevante esté disponible de forma centralizada y sea fácilmente accesible. A este respecto, es esencial que los responsables mantengan la documentación acerca del sistema WMS de forma ordenada y meticulosa.
Esto significa registrar íntegramente las adaptaciones de la interfaz, las especificaciones sobre el comportamiento en caso de error, así como los cambios posteriores en la fase de realización y funcionamiento. Todo ello simplifica no solo el trabajo autónomo del personal en la rutina diaria, sino también a largo plazo el cuidado del sistema en lo referente a actualizaciones, migraciones o reacondicionamientos. Las plataformas como SAP Support Portal y SAP Community también son útiles para acceder a notas SAP actuales, artículos de la base de conocimiento y las mejores prácticas. La formación e intercambio de conocimientos frecuente dentro del equipo contribuyen además a que todos los implicados estén siempre al nivel técnico más actual y puedan reaccionar velozmente ante desafíos.
7) ¿Tiene preguntas individuales acerca de su soporte SAP® EWM?
Nos interesan todas las preguntas en torno a su solución SAP® EWM existente después de la puesta en marcha. Sencillamente contáctenos y haga una cita personal en la cual podremos tratar en detalle sus exigencias individuales en el sector logístico y definir la forma de brindarle eventualmente el respaldo de nuestro soporte SAP® EWM.
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