10 Fragen zu SAP® EWM, die Sie sich vor Ihrem Projektstart stellen sollten

Veröffentlicht am in Digitalisierung, Software
08:00 Minuten Lesezeit

Sie setzen auf eine SAP®-IT-Strategie und denken über eine SAP® EWM-Einführung als Warehouse Management System (WMS) und Warehouse Control System (WCS) nach? Dann sind Sie hier richtig. Basierend auf unserer Erfahrung aus 10 Jahren als SAP Partner mit mehr als 100 Go-Lives von SAP® EWM by KNAPP  haben wir 10 Fragen zusammengestellt, die Sie sich unbedingt in der Planung rund um Ihr SAP® EWM-Projekt stellen sollten.

1. Passt SAP® EWM als Warehouse Management System (WMS) und Warehouse Control System (WCS) zu mir?

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen eine SAP® IT-Strategie verfolgen, ist SAP® EWM (Extended Warehouse Management) prinzipiell die richtige Produktwahl. Trotz dieser Klarheit sind Warehouse Management Systeme wie SAP® EWM keine Plug-and-Play-Systeme. Eine Wahl und insbesondere der richtige Zeitpunkt wollen daher wohl überlegt sein, wenn man bedenkt, dass diese üblicherweise Jahrzehnte im Einsatz sind. Daher unterstützen wir als KNAPP im Zuge von WMS-Evaluierung zu SAP® EWM in Form von Lösungskonzepten und Fit-Gap-Analysen.

SAP® EWM-Lösungskonzept beinhaltet:

  • Prozessanalyse im Lager, Workshops zu technischen und organisatorischen Möglichkeiten der Projektabwicklung einer SAP® EWM-Einführung
  • Abschlussdokument mit empfohlenen Vorgehensweisen, einer Risikobewertung, kritische Erfolgsfaktoren und eine Terminplanung sowie ein grobes Budget für die SAP® EWM-Einführung

SAP® EWM Fit-Gap-Analyse beinhaltet:

  • Identifikation von Lücken im SAP® EWM-Standard hinsichtlich konkreter unternehmens- oder branchenspezifischer Anforderungen und Ableitung daraus folgender Anpassungen und Erweiterungen mit Nutzenbewertung
  • Benchmark mit Best-Practice-Prozessen: Vergleich zur aktuellen Abwicklung zum Aufzeigen von Optimierungspotenzial (z.B.: VOICE, KNAPP Technologien, etc.)
  • Basis für eine erfolgreiche Umsetzung durch bessere Einschätzung der notwendigen eigenen Mitwirkung sowie Risikobewertung und Identifikation von kritischen Erfolgsfaktoren
  • Basis-Training des Kernprojektteams: Bedürfnisorientierter Know-how-Aufbau über durchgängige SAP®-Lösung im Lager mit allen Vor- und Nachteilen aus Sicht IT und Logistik
  • Detaillierte Basis für Budget- und Terminplanung
Kurzgefasst
Im SAP-Produktportfolio ist SAP® EWM die vorgesehene Softwarelösung zur Abdeckung der Funktionen eines Warehouse Management Systems und eines Warehouse Control Systems. Um eine SAP® EWM-Einführung realistisch und belastbar planen zu können, wird die Erstellung eines Lösungskonzepts und einer Fit-Gap-Analyse empfohlen.

2. Was gilt es allgemein bei einer SAP® EWM-Einführung zu beachten?

Die Gewichtung verschiedener Aspekte einer SAP® EWM-Einführung unterscheidet sich von Projekt zu Projekt. Basierend auf unserer Erfahrung sollte vor allem den folgenden drei Punkten ausreichend Aufmerksamkeit geschenkt werden:

Das Projektteam

Die Einführung eines neuen Warehouse Management Systems betrifft nicht nur die firmeneigene IT-Abteilung. Die Abbildung und Optimierung der logistischen Prozesse erfordert ebenso die Kenntnisse der Mitarbeitenden in der Logistik. Daher sollten Mitglieder aus diesen beiden Abteilungen das interne Projektteam unter der Führung einer klar definierten Leitung bilden. Dieser Projektleitende überwacht und begleitet das Vorhaben von Kundenseite, führt notwendige Entscheidungen herbei, fungiert als Schnittstelle zum SAP Partner, koordiniert Termine und legt qualifizierte Ansprechpartner für die jeweiligen Bereiche oder Prozesse fest.

Fokus auf das Essenzielle

Im Rahmen der Definition von Anforderungen an SAP® EWM läuft man leicht Gefahr, dass die Wunschliste an maßgeschneiderten Features und Prozessen zu lang wird. Bei einem Standardprodukt wie SAP® EWM sollte daher unbedingt evaluiert werden, in welchen Fällen Standardprozesse die Bedürfnisse abdecken und wo eine Anpassung notwendig ist. Hier kann vorab die eingangserwähnte Fit-Gap-Analyse Abhilfe schaffen. Oder der Fokus wird in erster Linie auf die essenziellen Prozesse für ein reibungsloses Tagesgeschäft gelegt. Diese werden in Form eines Minimum Viable Products realisiert. Ausgehend davon folgen im Nachgang weitere Optimierungen.

SAP Partnerwahl

Wichtig für eine erfolgreiche SAP® EWM-Einführung ist die Erfahrung des SAP® EWM-Implementierungspartners. Der richtige SAP Partner besticht nicht nur mit Expertise rund um SAP® EWM, sondern insbesondere auch Projekterfahrung im Bereich der Kundengeschäftsprozesse und vergleichbarer Lagerautomatisierung. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Lösung einerseits möglichst nahe am SAP® EWM-Standard realisiert wird und andererseits die spezifischen Kundenanforderungen wie Branche, Automatisierung, 24/7 Hotline ab Go-Live, etc. optimal erfüllt werden.

Kurzgefasst
Die Zusammenstellung des eigenen Projektteams, die Definition der Anforderungen an die SAP® EWM-Lösung sowie deren Gewichtung und die Wahl eines SAP Partners mit Erfahrung in SAP® EWM, der Branche und Lagerautomatisierung bilden eine essenzielle Grundlage für eine erfolgreiche SAP® EWM-Einführung.

3. Welche Projektvorgehensweise ist für eine SAP® EWM-Einführung ideal?

Klassisch, Wasserfall, SCRUM, Business Blueprint, SAP Activiate, joint team, Festpreis bis hin zu agil nach Aufwand auf Basis von Time&Material. Das Feld der Möglichkeiten für Projektvorgehensweisen ist weit, aber nicht jeder Ansatz ist für jede:n SAP® EWM-Interessent:innen geeignet. Je nach Ausgangssituation ist die richtige Vorgangsweise zu wählen. Klingt selbstverständlich, ist es aber oft nicht. Für den Einzelfall sind die möglichen Optionen abzuwägen und die richtige Vorgangsweise zu vereinbaren.

4. Welche Deployment-Optionen sind für SAP® EWM verfügbar?

In der neusten SAP® ERP-Softwarelösung, SAP® S/4HANA, kann SAP® EWM in einer On-Premises- oder Cloud-Variante eingeführt werden. Während die On-Premises-Installationen auf den kundeneigenen Servern laufen, werden die Cloud-IT-Infrastrukturen von SAP auf Basis eines Abonnement-Services betreut. Innerhalb dieser beiden Kategorien bietet SAP verschiedene Möglichkeiten.

SAP® EWM als On-Premises

  1. Embedded EWM on SAP® S/4HANA teilt sich dasselbe System mit dem zentralen SAP® ERP-System. So ergibt sich eine reibungslose Systemintegration. Diese Variante ist besonders auf die Bedürfnisse von kleinen bis mittelgroßen Lagern sowie Produktionslager zugeschnitten. Je nach Bedarf kann zwischen Basic Warehouse Management und Extended Warehouse Management mit zusätzlichen Funktionen gewählt werden.
  2. Decentralized EWM on SAP® S/4HANA wird auf einem eigenen System und separat zum ERP installiert. So kann SAP® EWM beispielsweise während eines Ausfalls oder Wartung des ERP-Systems problemlos weiterlaufen. Im Vergleich zu Embedded EWM ist die dezentrale Version skalierbarer. Daher eignet sie sich besser, um Prozesse in Lagern mit hohem Volumen, Intensität und Automatisierungsgrad abzubilden.

SAP® EWM in der Cloud

  1. SAP® S/4HANA Cloud, Private edition, erlaubt eine dezentrale oder embedded SAP® EWM-Einführung mit denselben Vorteilen der On-Premises-Szenarien. Individualisierungen und Modifikation des SAP® EWM-Standards sind daher möglich. Das System wird über einen privaten Server gehostet, den SAP technisch verwaltet und betreut.
  2. SAP® S/4HANA Cloud, Public edition, bietet SAP® EWM innerhalb der SAP® S/4HANA Cloud an, die von mehreren SAP®-Kunden genutzt wird.

 

Kurzgefasst
Eine SAP® EWM-Einführung kann in einer On-Premises- oder Cloud-Ausführung erfolgen. Die Entscheidung, welche Variante optimal ist, hängt von dem jeweiligen Anwendungsfall ab. Dabei sollten unter anderem verschiedene individuelle Anforderungen wie Funktionsumfang, Materialfluss, Automatisierungsgrad und Netzwerk hinsichtlich Latenzzeit und Verfügbarkeit Berücksichtigung finden.

5. Kann ich eine SAP® EWM-Einführung in beliebig vielen Lagern durchführen?

Ja, denn SAP® EWM ist eine skalierbare Softwarelösung. Realisiert in einer Template-Variante kann eine SAP® EWM-Einführung somit effizient an mehreren Standorten ausgerollt werden. Aus unserer Projekthistorie umfassen diese Projekte oft zwischen vier und fünf Lagerstandorte, aber nach oben hin sind hier keine Grenzen gesetzt.

Für einen großen Retailer haben wir ein SAP® EWM-Template inkl. Pick-by-Voice erstellt und anschließend ein Roll-out auf rund 50 europäische Standorte innerhalb kurzer Zeit abgewickelt. Aktuell arbeiten wir an weiteren Template- und Rollout-Projekten.

Gerald Lassau, KIS
Gerald Lassau
Geschäftsführer KNAPP IT Solutions

Basierend auf einer eingehenden Analyse der logistischen Prozesse und Abläufe für die betroffenen Lagerstandorte folgt die Entwicklung eines SAP® EWM-Templates. Der Begriff Template darf in diesem Kontext nicht zwingend als Einheitsgröße verstanden werden. SAP® EWM ist auch in diesem Fall auf die besonderen individuellen logistischen Prozesse an den jeweiligen Einzelstandorten abgestimmt. Eine direkte Integration lagertypischer Automatisierungslösungen ist ebenso gegeben. Neben einer effizienten SAP® EWM-Einführung in den aktuellen Lagerstandorten ist ein SAP® EWM-Template zudem flexible und zukunftssicher, um auf zukünftige Marktveränderungen und Erweiterungen im Standortnetzwerk zu reagieren.

Kurzgefasst
Mit einer Realisierung der SAP® EWM-Lösung als Template-Ansatz kann ein effizienter SAP® EWM-Rollout an beliebig vielen Standorten stattfinden. Ein Template kann zudem mitwachsen, sodass zukünftige Änderungen hinsichtlich Standortnetzwerk, Markt oder Geschäft flexibel nachgezogen werden können.

6. Wie lange dauert eine SAP® EWM-Einführung und wie viel soll sie kosten?

Die Dauer als auch die Kosten einer SAP® EWM-Einführung orientierten sich an verschiedensten Faktoren wie den Systemanforderungen, der Komplexität der logistischen Prozesse, den notwendigen Anpassungen der Standardsoftware sowie der Mitwirkung des Kunden. Typische SAP® EWM-Implementierungsprojekte für komplexe RF-geführte Lager mit Automatisierung haben eine Durchlaufzeit von 1 bis 2 Jahren und ein Budget von 1 bis 3 Millionen Euro vom Projektstart bis zur Abnahme.

Zudem gilt es zu bedenken, dass der Go-Live mit einhergehender Abnahme zwar das offizielle Ende eines SAP® EWM-Einführungsprojektes markiert, aber nicht zwingend einen kompletten Abschluss. Im Rahmen von Change Requests, also nachträglichen Änderungswünschen und Optimierungen, läuft das Projekt indirekt in kleiner Dimension oft weiter.

Kurzgefasst
Die Dauer und Kosten einer SAP® EWM-Einführung lassen sich nicht pauschal bestimmen. Viele verschiedene Faktoren nehmen Einfluss. Als Größenordnung, Rough Order of Magnitude, für mittlere bis komplexe Projekte kann 1 bis 2 Jahre Durchlaufzeit und 1 bis 3 Millionen Euro Implementierungskosten angenommen werden.

7. Ist es ratsam, bei einer SAP® EWM-Einführung das MFS-Modul zu inkludieren?

Das Modul für Materialflusssteuerung (MFS) ist als WCS-Layer standardmäßig in SAP® EWM mit Ausnahme von SAP® EWM embedded basic inkludiert. Konzipiert ist es in erster Linie für die Steuerung von Materialflüssen in automatisierten Lagern, wie automatische Kleinteil- und Hochregallager, bis zur Anwendung in anspruchsvollen, komplexen, hochautomatisierten Logistikzentren.

SAP® end-to-end Systemlandschaft mit SAP® EWM inklusive Materialfluss-steuerung (MFS).
In automatisierten Lagern ist es empfehlenswert, das MFS-Modul im Rahmen einer SAP® EWM-Einführung zu nutzen. Als WCS-Layer ermöglicht es eine direkte Integration der automatisierte Lager- und Fördertechnik auf SPS-Ebene und schafft so eine end-to-end SAP® Systemlandschaft.

Im Zuge einer SAP® EWM-Einführung in automatisierten Lagern ist es empfehlenswert MFS im Sinne einer end-to-end SAP® Lösung zu nutzen. So kann nämlich eine direkte Integration der automatisierte Lager- und Fördertechnik auf SPS-Ebene erfolgen. Dies führt zu einer Reduktion von Schnittstellen und erhöht insgesamt die Prozessstabilität. Darüber hinaus sind die logistischen Prozesse ganzheitlich in einer end-to-end SAP®-Systemlandschaft abgebildet.

Kurzgefasst
In automatisierten Lagern ist es empfehlenswert, das MFS-Modul im Rahmen einer SAP® EWM-Einführung zu nutzen. Als WCS-Layer ermöglicht es eine direkte Integration der automatisierte Lager- und Fördertechnik auf SPS-Ebene.

8. Gibt es Unterschiede bei der SAP® EWM-Einführung in Greenfield und Brownfield?

In technischer Hinsicht gibt es keine Unterschiede zwischen einer SAP® EWM-Einführung in einer Greenfield- und einer Bestandsanlage. Die Verschiedenartigkeit liegt viel mehr im Aspekt der Projektvorbereitung und Durchführung.

In Brownfield-Projekten werden Altsysteme mit einer Laufzeit von 20 Jahren und mehr abgelöst. Dementsprechend bringen sie reichlich Dokumentationsmaterial mit. Dieses ist für eine SAP® EWM-Einführung wichtig. Daher ist es ratsam, diese Unterlagen vor Projektstart entsprechend zu prüfen, ob beispielsweise Schnittstellenadaptierungen, Spezifizierungen zum Verhalten bei Fehlerfällen, nachträgliche Änderungen in der Realisierungs- und Betriebsphase sauber und vollständig erfasst sind. Neben reichlicher Dokumentation sind Altsysteme üblicherweise bedingt durch die lange Nutzung hochoptimiert. Dementsprechend ist es verlockend, dieses 1:1 in SAP® EWM nachzubauen. Prinzipiell ist dies zwar möglich, aber nicht sinnführend, um die lösungsneutralen Anforderungen an das neue System zu verstehen. Es gilt auch mit Blick auf zukünftige Markt- und Kundenanforderungen zu analysieren, welche Prozesse durch den SAP® EWM-Standard bereits abgedeckt sind und wo etwaige Adaptierungen notwendig sind. Dahingehend bietet sich mitunter die eingangserwähnte Fit-Gap-Analyse an.

Für eine SAP® EWM-Einführung in einem Greenfield-Projekt haben etwaige historische Altlasten kein Gewicht. Es bietet sich die Möglichkeit, das System von Grund auf neu und ohne Kompromisse auf aktuelle Anforderungen auszurichten. Hierbei sollte jedoch der Fokus auf das Essenzielle nicht außer Acht gelassen werden, um auch das Ramp-up im Detail und richtig – nicht zu schnell, nicht zu langsam – zu planen.

Kurzgefasst
Für SAP® EWM-Einführungen in Brownfield-Projekten ist es empfehlenswert, nützliche Dokumente des Altsystems vorab auf Korrektheit und Aktualität zu prüfen. Ebenso sollte man eine Balance zwischen Einsatz des SAP® EWM-Standards und Übernahme von bestehenden hochoptimierten Prozessen aus dem Bestandssystem anstreben. Für SAP® EWM-Einführung in Greenfield-Anlagen entfallen diese Vorbereitungspunkte, da die Software von Grund auf neu ausgerichtet wird.

9. Wie kann ich meine Mitarbeiter:innen bestmöglich auf SAP® EWM vorbereiten?

Die Vorbereitung der Mitarbeiter:innen in der IT- wie in der Logistikabteilung auf eine SAP® EWM-Einführung sollte grob aus zwei Teilen bestehen: Vorab-Briefing und Schulung. Oftmals werden Mitarbeitende vor Projektstart nicht ausreichend auf eine neue Systemeinführung oder -Umstellung hingewiesen. Dieser Punkt ist allerdings essenziell, um die notwendige Akzeptanz zu schaffen. Betroffene Mitarbeitende nur per se über eine SAP® EWM-Einführung zu informieren, ist dabei nicht ausreichend. Vielmehr sollten auch Gründe, Ziele und erwartete Vorteile, aber auch potenzielle Nachteile in einzelnen Bereichen klar und verständlich vorab kommuniziert werden.

Während SAP® EWM-Grundschulungen von SAP bereitgestellt werden, bieten wir als KNAPP darauf aufbauend Schulungen ausgewählter Key-User an. Inhaltlich umfassen diese die kundenspezifischen Erweiterungen des SAP® EWM-Standards. In verschiedenen Projektphasen werden die Key-User an die Software herangeführt, übernehmen wichtige Aufgaben im Projekt wie beispielsweise die Erstellung von Testfällen, Schulung der End-User und stellen anschließend als Help Desk einen reibungslosen Betrieb des Systems nach erfolgtem Go-Live sicher.

KNAPP hat unsere SAP® In-House-Modulbetreuenden ausgezeichnet in der neuen SAP® EWM-Lösung geschult und sie befähigt, diese zukünftig eigenständig zu verwalten. Die Zusammenarbeit in der Realisierung deckt nicht nur den notwendigen Know-how-Aufbau ab, sondern auch das essenzielle Change Management, also die Schaffung von Vertrauen und Akzeptanz in die neue Software. Das Verhältnis der beiden Teams, EGLO und KNAPP, ist sehr partnerschaftlich und zeichnet sich durch eine hohe Handschlagqualität aus.

Peter Lechner, IT Leitung, EGLO Leuchten GmbH
Peter Lechner
Leitung IT, EGLO Leuchten GmbH

Um allerdings das notwendige Wissen für eine weitestgehende eigenständige Betreuung von SAP® EWM zu erlangen, entscheiden sich unsere Kunden gerne für einen sogenannten Joint-Team-Ansatz. Bei diesem speziellen Vorgehen übernimmt das Projektteam des Kunden Eigenleistungen in der Realisierung, um Know-how aufzubauen. Dazu werden vorab passende Mitarbeitende des Kunden als zukünftige SAP® EWM-Modulbetreuende bzw. in-house SAP® EWM-Consultants ermittelt. Ergänzend zur Teilnahme an Workshops und Schulungen erhalten sie während der Realisierungsphase Trainings-on-the-Job in Form von zeitweiser Mitarbeit in unserem Projektteam. Nach der Fertigstellung des Projektes übernehmen sie für Änderungen oder Erweiterungen beispielsweise die Erstellung von Lastenheften und funktionaler Spezifikationen für SAP® EWM, Customizing, Dokumentation, Test und Produktivsetzung und schulen bzw. betreuen die Key-User der jeweiligen Fachabteilung.

Kurzgefasst
Neben einem umfassenden Vorabbriefing der betroffenen Mitarbeiter:innen hinsichtlich Gründe, Ziele und Erwartungshaltung bezüglich der SAP® EWM-Einführung, bildet die Schulung im Rahmen des Projekts einen wichtigen Grundstein. Bei KNAPP unterscheiden wir hierbei zwischen einer standardmäßigen Unterweisung ausgewählter Key User und einem intensiven Know-how-Transfer in Form einer gemeinsamen Realisierungsphase.

10. Benötige ich Services rund um SAP® EWM nach dem Go-Live?

Der Go-Live gilt als der ultimative Meilenstein in jeder SAP® EWM-Einführung. Mit erfolgter Inbetriebnahme des neuen WMS und WCS sollte bereits klar sein, wie die zukünftige Betreuung aussieht. Wir als KNAPP empfehlen unseren Kunden in der Regel spätestens drei Monate vor dem geplanten Go-Live zu evaluieren, ob eine rein selbstständige Betreuung des Systems in-house gewährleistet werden kann. Ist dies nicht möglich, sollte zum Zeitpunkt des Go-Lives unbedingt ein Supportvertrag für die Lösung bestehen. Eine Möglichkeit wäre hierfür unser 24/7 SAP® EWM Service Desk, um im Falle von Störungen schnell via Hotline einen geeigneten Support sicherzustellen.

24/7 SAP® EWM Service Desk
Spätestens 3 Monate vor dem Go-Live bei einer SAP® EWM-Einführung sollten etwaige benötigte Serviceleistungen, wie beispielsweise die Nutzung eines 24/7 Service Desk, evaluiert sein, um rechtzeitig einen Supportvertrag abschließen zu können.
Kurzgefasst
Spätestens drei Monate vor dem Go-Live sollten etwaige benötigte Serviceleistungen, wie beispielsweise die Nutzung eines 24/7 Service Desk, evaluiert sein, um rechtzeitig einen Supportvertrag abschließen zu können.

11. Was sind Ihre persönlichen Fragen zu SAP® EWM?

Wir sind neugierig auf Ihre Fragen rund um eine SAP® EWM-Einführung. Kontaktieren Sie uns einfach für einen persönlichen Termin, wo wir ausführlich über Ihre individuellen Herausforderungen im Logistikbereich sprechen und feststellen können, wie wir Sie dahingehend mit SAP® EWM eventuell unterstützen können.

08:00 Minuten Lesezeit
Vera Müllner
Marketing Manager SAP® EWM by KNAPP
Vera beschäftigt sich in unserem Blog mit Themen und Trends rund um SAP® Extended Warehouse Management (EWM). Mit Beiträgen und Interviews führt sie uns in die Welt von SAP® EWM, die Warehouse Management Software für alle Unternehmen, die auf eine SAP® IT-Strategie setzen.

Teilen

Keine Kommentare zu diesem Beitrag

Schreiben Sie einen neuen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.