Inteligentes funciones y soluciones SAP® EWM para la cadena de suministro de medicamentos
El cumplimiento práctico de normas relacionadas a la serialización de medicamentos propone varios retos para las empresas a lo largo de la cadena de suministro de medicamentos. Entre ellos se encuentra la coordinación de grandes cantidades de números de serie individuales conforme a los reglamentos nacionales específicos, así como el procesamiento de mensajes de respuesta en diferentes formatos de texto (correo electrónico, PDF, Excel, etc.) de las distintas partes implicadas. Sin un sistema de gestión de almacenes (WMS, por sus siglas en inglés), solo es posible lograrlo difícilmente. En entrevista con Thomas Furthmayr, gerente de KNAPP IT Solutions, abordamos el tema de las funciones útiles, ventajas y soluciones inteligentes con el software SAP® Extended Warehouse Management (EWM) para el sector farmacéutico.
Primeramente, ¿qué es SAP® EWM by KNAPP?
Thomas Furthmayr: SAP® Extended Warehouse Management, abreviado SAP® EWM, es un software de logística del conjunto de sistemas de gestión de cadena de suministro de SAP. Este módulo es un sistema de gestión de almacenes (WMS) con sistema de control de almacén (WCS) integrado y control de flujo de materiales. El amplio volumen de funciones permite, además de la gestión de stock, también un desarrollo dinámico y flexible del flujo de mercancía en un almacén.
KNAPP IT Solutions es el centro de competencias del grupo KNAPP para SAP® EWM. Desde 2012 somos socio oficial de SAP y ofrecemos con SAP® EWM by KNAPP diversas variantes de implementación, soluciones y servicios basados en SAP® para distintos sectores.
¿Qué ventajas proporciona SAP® EWM by KNAPP como WMS para empresas en el sector farmacéutico?
Thomas Furthmayr: SAP® EWM es un óptimo sistema de gestión de almacenes para todos los que apuestan por una estrategia TI de SAP® (SAP® ERP o S/4HANA). Como plataforma unificada de productos, SAP® EWM representa todos los procesos comerciales y las lógicas respectivas de forma centralizada en un sistema. Esta infraestructura SAP® armonizada de extremo a extremo ofrece diversas ventajas para el sistema de gestión de almacenes.
El alto grado de automatización implementado usualmente en el sector farmacéutico puede integrarse de forma más conveniente y segura gracias al acoplamiento directo de SAP® EWM al sistema de control (PLC). Menos interfaces y un control central de procesos continuos en SAP® EWM reducen la propensión a errores durante el intercambio de datos y aumentan la velocidad de la comunicación. Mediante la solución integral de SAP® EWM también pueden determinarse de manera eficiente y sencilla las causas de errores producidos.
En proyectos SAP® EWM para clientes de la industria farmacéutica, nuestros conocimientos detallados de los procesos en este sector fluyen en el proceso de implementación en forma de soluciones de buenas prácticas. Esta experiencia se basa en más de 700 instalaciones del grupo KNAPP a nivel mundial para importantes clientes como Alliance Healthcare, McKesson, ABCD, Phoenix, Noweda o Sanacorp y también los especialistas locales del sector del cuidado de la salud.
La serialización es un tema especial para la cadena de suministro farmacéutico. ¿Qué rol desempeña en SAP® EWM?
Thomas Furthmayr: Desde febrero de 2019, en la EU rigen especificaciones estrictas para garantizar cadenas de suministro legales en el sector farmacéutico. Fuera de la EU también se han aprobado disposiciones similares que tienen como objetivo garantizar la protección contra falsificaciones. Sin embargo, el cumplimiento de este proceso en la cadena de suministro no está claramente definido. Estas exigencias de seguridad del proceso también afectan a los procesos en el almacén y los sistemas de gestión de almacenes.
En la versión estándar, SAP® EWM permite –a través de la función de gestión de números de serie– un seguimiento detallado de envío de todas las piezas individuales a lo largo de la cadena de suministro desde el fabricante hasta los diversos puntos de entrega como farmacias u hospitales. Esto representa una buena base para el seguimiento continuo de números de serie; sin embargo, las exigencias de serialización en el sector farmacéutico exigen mucho más en vista de la flexibilidad requerida de los procesos. La exigencia mínima establece normalmente que el fabricante transmita los números de serie a una base de datos nacional y que determine el mercado de distribución permitido. Antes de entregar el medicamento respectivo se verifica su autenticidad en la base de datos a través del número de serie otorgado y se desactiva el número de serie entregado. Mediante la verificación y posterior desactivación se evita que los pacientes reciban preparados falsificados (con números de serie faltantes, no válidos o dobles).
En la cadena de suministro no se exige un seguimiento continuo de números de serie en todos los países. En la UE no se ha previsto un seguimiento desde el fabricante hasta el mayorista o consecutivamente desde el mayorista hasta las farmacias. Sin embargo, si se realiza un intercambio de mercancía entre distintos mayoristas, debe realizarse una prueba de autenticidad. Asimismo, la desactivación de productos deberá realizarse por parte del mayorista y reflejarse en el sistema de gestión de almacenes cuando la mercancía sea entregada directamente al cliente (entrega directa al paciente) o cuando el cliente suministrado no tenga la posibilidad de desactivar el producto, como los hospitales.
¿En SAP® EWM by KNAPP pueden cumplirse las distintas normas de serialización?
Thomas Furthmayr: Sí, en SAP® EWM by KNAPP hemos desarrollado soluciones en base al estándar SAP® EWM con el fin de cumplir las diversas disposiciones. A través de una ampliación de los datos maestros se adjunta a los productos afectados el atributo «serialización farmacéutica obligatoria» y se registran los pasos del proceso nacional específico. En caso necesario, por ejemplo, si se modifican las exigencias el cliente mismo también puede editar y actualizar ambos datos. Para ello, una capa de interfaz proporciona la base para la comunicación con las bases de datos nacionales a través de un servicio web y refleja la integración de procesos de todos los tipos de mensajes, así como los tratamientos de errores necesarios.
¿Cómo son los procesos para la serialización en la entrada y salida de mercancía en SAP® EWM by KNAPP?
Thomas Furthmayr: En el área de entrada de mercancía existe la posibilidad de enviar mensajes o realizar las consultas que sean necesarias de acuerdo con diversas normas de serialización vigentes. Un ejemplo es la verificación en función de los riesgos de un socio no cualificado (p. ej. otra empresa mayorista). En la entrega al cliente final a través de e-commerce o a clientes con proceso delegado como puntos de entrega sin posibilidad de registro de salida puede realizarse un registro en el proceso de preparación o en estaciones especiales. Si existe una solución Vision Central Belt, la tecnología especial de cámaras captura automáticamente el número de serie durante la preparación. Este se contabiliza en SAP® EWM by KNAPP y se omiten pasos manuales adicionales.
La gestión de lotes es un punto adicional importante para la cadena de suministro farmacéutico.
Thomas Furthmayr: SAP® EWM posee numerosas funciones en torno a la creación y gestión de lotes desde la entrada de mercancía hasta la expedición. En el marco de la entrega entrante se pueden crear nuevos lotes directamente en SAP® EWM y registrar características como, por ejemplo, el lote de proveedor, así como la fecha de duración. El empleo de un tiempo de duración restante prolongado en la preparación para clientes seleccionados o la asignación de lotes explícitos son exigencias adicionales del sector farmacéutico que pueden realizarse sin dificultades en SAP® EWM. A través de un monitor de gestión de almacén, todos los lotes pueden visualizarse y seleccionarse según los stocks de almacén y las características en todo momento.
Otra función adicional es la posibilidad de bloquear lotes como, por ejemplo, en una retirada de uno o más lotes de un proveedor. En el almacén se debe garantizar que no se realice la preparación de los lotes anunciados o que la mercancía ya preparada de estos lotes no abandone el almacén antes de ser cambiada. Los lotes aún desconocidos en SAP® EWM se guardan en una llamada «lista negra» con el fin de garantizar la identificación y el bloqueo inmediato en caso de aparecer estos en el futuro en una entrega entrante. La aplicación de estas exigencias con seguridad en los procesos es una de las soluciones disponibles en SAP® EWM by KNAPP.
¿Qué otras funciones útiles ofrece SAP® EWM by KNAPP para el sector farmacéutico?
Thomas Furthmayr: El modelo estándar de SAP® EWM ya dispone de todas las funciones importantes de un sistema de gestión de almacenes profesional. Nuestros clientes en la venta y preventa mayorista de productos farmacéuticos consideraron importante, además de la serialización y gestión de lotes, también otras exigencias muy específicas de este sector y la solución propuesta fue decisiva para la elección de SAP® EWM by KNAPP:
¿Qué variantes existen para la introducción de SAP® EWM by KNAPP como sistema de gestión de almacenes?
Thomas Furthmayr: En calidad de sistema de gestión de almacenes flexible y escalable, SAP® EWM es apropiado para cualquier grado de automatización, desde el almacenamiento por radioterminal/guiado por voz hasta el almacenamiento totalmente automatizado. Nuestra gama de servicios comprende las más distintas variantes para la implementación, pero también para la optimización de soluciones SAP® EWM en el sector farmacéutico.
Con nuestro Healthcare Model Company para SAP® EWM se omite, por ejemplo, una larga fase de elaboración del pliego de condiciones. El Model Company comprende ya todos los procesos clave importantes desde la entrada de mercancía, a través del almacenamiento según los requerimientos del producto y el control de calidad, hasta la salida de mercancía, configurada de la manera requerida en el sector farmacéutico. Las soluciones de automatización usuales del sector como, por ejemplo, un automático de banda central o un sistema de preparación «mercancía a la persona» se encuentran en el Healthcare Model Company y se han integrado a SAP® EWM. Con un software de emulación profesional, los procesos de estos productos pueden simularse en el sistema en un taller de trabajo. El desarrollo y los requisitos exigidos para ello se definen junto con el cliente en el sistema y se llevan a cabo a corto plazo. Esto reduce tiempo, costos y riesgos en la introducción de SAP® EWM.
Además de proyectos Greenfield, también somos especialistas en proyectos de readaptación con SAP® EWM como sustitución de sistemas WMS o WCS existentes que no provienen de SAP. Nuestros clientes se benefician así de nuestra larga experiencia con la tecnología de automatización de KNAPP y de otros fabricantes que han integrado directamente SAP® EWM en el marco de proyectos de readaptación. Cuando se emplean distintos sistemas de gestión de almacenes, elaboramos en SAP® EWM, junto con el cliente, un óptimo diseño modelo en base a las especificaciones del almacén y del sector y brindamos asesoramiento en la puesta en marcha internacional.
¿Qué opciones tienen los clientes que ya han introducido SAP® EWM?
Thomas Furthmayr: Para la optimización de implementaciones EWM existentes o en funcionamiento, ofrecemos respaldo mediante SAP® EWM Spotconsulting. Para ello, nuestro servicio 24/7 SAP® EWM Service Desk con certificado ITIL® también está disponible para los usuarios de SAP® EWM que han implementado SAP® EWM por cuenta propia o con otros socios SAP.
En nuestros proyectos empleamos nuestra afinada experiencia en procesos y nuestros Building Blocks de KNAPP. Estos módulos de software y configuración SAP® EWM amplían el estándar SAP® EWM con exigencias específicas del sector de la industria farmacéutica, tanto en lo referente a la integración de procesos y las ampliaciones de funciones como también en la integración sin obstáculos de soluciones de automatización típicas del sector.
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¿Cuáles son las 10 preguntas que uno debería plantearse antes de una imple-mentación de SAP® EWM? En este blog encontrará las respuestas a estas preguntas.