Ready. Set. Go. Der Go-Live einer SAP® EWM-Lösung ist der bedeutendste Meilenstein in einem Einführungsprojekt. Aber nicht das Ende. Doch wie geht es danach eigentlich weiter? In diesem Blogbeitrag beleuchten wir die 6 wichtigsten Fragen, die Sie sich zu Ihrem SAP® EWM Support nach erfolgter Produktivsetzung stellen sollten. Diese helfen Ihnen nicht nur langfristig, den reibungslosen Live-Betrieb sicherzustellen, sondern auch das volle Potenzial Ihres Systems auszuschöpfen. Egal, ob Sie bereits einen eigenen in-house oder externen SAP® EWM Support nutzen oder noch überlegen, wie Sie Ihre Prozesse weiter verbessern können – hier finden Sie wertvolle Tipps und Einblicke.
SAP® EWM Post Go-Live: Und jetzt?
Vor dem Go-Live ist nach dem Go-Live. Ein Warehouse Management System (WMS) und ein Warehouse Control System (WCS) sind oft über 20 Jahre im Einsatz. Ähnlich wie ein Kind, das über viele Jahre hinweg wächst und sich entwickelt, ist auch SAP® EWM ein lebendes System, das kontinuierliche Pflege und Aufmerksamkeit benötigt, um optimal zu funktionieren. Nach dem Go-Live beginnt daher erst der eigentliche SAP® EWM Support. Neben der generellen Wartung sind je nach Branche regelmäßige Updates und Anpassungen notwendig, damit das System den sich ändernden Markt- und Kundenanforderungen stets gerecht wird und infolgedessen tatsächlich Mehrwert generiert.
Welche Schritte sind dafür nun konkret erforderlich? Die folgenden 6 essenziellen Fragen helfen Ihnen, sich nach dem Go-Live Ihrer SAP® EWM-Lösung optimal aufzustellen.
Inhaltsverzeichnis
1) Wer kümmert sich um den SAP® EWM-Support außerhalb meiner Betriebszeiten?
Auf den ersten Blick wirkt diese Frage banal. Allerdings gibt es in vielen IT-Abteilungen keinen Schichtdienst und im „Worst-Case“ sogar einen regulären Dienstschluss um 17 Uhr. Produktion, Lager- und Logistikbereiche arbeiten hingegen oftmals rund um die Uhr im Schichtbetrieb. Ebenso ist das SAP® EWM-System 24 Stunden, 7 Tage die Woche im Einsatz. Für einen tatsächlich reibungslosen Betrieb ist jedoch sofortige Hilfe bei Problemfällen jederzeit, entscheidend. Wenn diese Notwendigkeit nicht oder nicht ausreichend mit einem Bereitschaftsmodell über die eigene IT-Abteilung, vor allem außerhalb der Geschäftszeiten stemmbar ist, kann ein externer Support Abhilfe schaffen. In Form eines Service Desk mit erweiterten Bereitschaftszeiten bis hin zu 24/7 Verfügbarkeit hilft dieser bei der schnellen Behebung von Störungen, um geschäftskritische Auswirkungen zu vermeiden und potenzielle Ausfallzeiten zu minimieren.
Wir als KNAPP bieten hierfür unseren ITL® zertifizierten 24/7 SAP® EWM Service Desk an – unabhängig davon, ob die initiale Implementierung mit uns oder einem anderen SAP Partner stattfand. Das Serviceangebot reicht von einer vollständigen 24/7-Hotline bis zu Hybridmodellen mit Support zu festgelegten Zeiten oder für spezifische Prozesse. Zu den Dienstleistungen gehören auch die Erkennung und Behebung von wiederkehrenden Fehlermustern und Performanceproblemen sowie On-Demand-Support für Aufgaben wie Inventurunterstützung, Hardwarekonfiguration, Stammdatenpflege, Systembereinigung, Archivierung und S-Notes.
2) Ist eine Planung inkl. Budget für weitere Optimierungen und Anpassungen der SAP® EWM-Lösung vorhanden?
Ein SAP® EWM-System ist nicht als starres Gebilde, sondern als flexibles, lebendes System anzusehen. Dahingehend sind einerseits Updates und Upgrades von der SAP regelmäßig einzuspielen. Und andererseits vor allem die eigenen individuellen Änderungen und Anforderungen an das WMS hinsichtlich Häufigkeit und Aufwand nicht zu unterschätzen. Insbesondere in der Hypercare-Phase und den ersten Wochen im Live-Betrieb zeigt sich in der Regel ein erstes initiales Optimierungspotenzial am System auf.
„Ein WMS muss mit dem Business leben, um Mehrwert zu schaffen. Ohne die nötige Priorität wird man am Markt nicht mithalten können.“
Daher sind zeitnahe, detaillierte Planungen für zukünftige Anpassungen der SAP® EWM-Lösung nach dem Go-Live unerlässlich. Dazu zählt beispielsweise eine Ermittlung von verfügbaren Zeitfenstern, abseits von etwaigen Peak Seasons, um die realisierten Änderungen am System reibungslos integrieren zu können. In diesem Zusammenhang ist auch abzuwägen, ob ein externer Support sinnvoll wäre. Bereits kleinere Bugs in der Softwarelösung können nämlich große Auswirkungen auf das gesamte System haben, wenn keine zeitnahe Behebung stattfindet. Wir als KNAPP unterstützen im Rahmen unseres 24/7 SAP® EWM Service Desk in derartigen Fällen schon unmittelbar in der Incident-Behebung. Ebenfalls können wir mit unseren SAP® EWM Expert:innen auch notwendige Updates und Erweiterungen ohne Verzögerungen durchführen und sicherstellen, dass das System stets auf dem neuesten Stand bleibt.
Für einen Optimierungsfahrplan bedarf es auch eines entsprechenden Budgets. Der jeweilige Automatisierungsgrad des Lagers sowie die Komplexität und Individualität der Geschäftsprozesse bestimmen schlussendlich das notwendige Volumen. In der Regel sollte man je nach Systemkomplexität dafür zwischen 10 bis 20 Prozent der Projektkosten in den ersten Jahren kalkulieren.
3) Welche Teststrategie wird SAP® EWM Post-Go-Live verfolgt?
Eine durchdachte Teststrategie ist entscheidend, um die Stabilität und Leistungsfähigkeit des Systems im Live-Betrieb sicherzustellen. Ausführliche und effektive Tests vor Systemänderungen helfen nämlich, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
Eine entsprechende Planung umfasst jedenfalls mögliche Zeitfenster, verantwortliche Ressourcen und Vorgehensweise. Eine Orientierung an der Strategie aus dem ursprünglichen Einführungsprojekt kann hier dienlich sein. Im Idealfall können nämlich jene Mitarbeitende die Verantwortlichkeiten für die Testausführung wieder übernehmen, die diese Aufgabe bereits im Einführungsprojekt innehatten. Entscheidend sind dabei im Live-Betrieb die folgenden zwei Testkategorien:
Eine kontinuierliche Ausführung dieser beiden Testarten stellt sicher, dass alle Anpassungen und Updates reibungslos integriert sind und das System weiterhin optimal funktioniert.
Ab einem relevanten Automatisierungsgrad oder auch für die Durchführung von Massen- und Performancetests ist es zudem sinnvoll, den Einsatz eines Digital Twins zu erwägen. Dank der Nutzung von Echtzeitdaten ermöglicht er, Schnittstellen zwischen WMS und den Subsystemen zu emulieren sowie den Ablauf von Lagerprozessen möglichst realitätsnahe zu simulieren. Ein wesentlicher Vorteil ist die Testung aller Businessprozesse end-to-end – ohne physischen Zugang – mit den Automatisierungstechnologien. Darüber hinaus kann mithilfe von Massentests das korrekte Verhalten von SAP® EWM überprüft werden, bevor eine Übernahme der Änderungen in den Live-Betrieb erfolgt.
4) Wie ist mein SAP® EWM-Support im Live-Betrieb organisiert?
Sämtliche Strategien und Planungen rund um einen SAP® EWM Support sind allerdings nutzlos ohne entsprechende Umsetzung. Dafür sind die richtigen Tools im Live-Betrieb wichtig. Diese helfen dabei, verschiedene Aspekte des Systems zu überwachen, sodass alle Prozesse reibungslos ablaufen. Wir als KNAPP empfehlen unseren Kunden im Live-Betrieb auf IT Service Management Tools, kurz ITSM-Tools, zu setzen. Diese unterstützen bei der Automatisierung und Verwaltung von diversen IT-Prozessen wie Incident Management, Change Management, Problem Management und Service Request Management. So sind diese Programme nützlich für die Überwachung und Verwaltung der Systemprozesse, die Identifizierung und Behebung von Problemen sowie die Sicherstellung der Systemstabilität und -leistung. Darüber hinaus erlauben sie – dank Online-Zugriff – eine transparente Kollaboration mit etwaigem externem Support, wie beispielsweise unserem KNAPP 24/7 SAP® EWM Service Desk, sowie eine einfache Integration zur Bereitstellung von automatisierten Ticket-Ticket-Updates.
Derartige Tools schaffen folglich die Basis für ein eigenständiges, proaktives Monitoring des SAP® EWM-Systems. Zugleich ist es auch möglich, dass SAP Partner wie wir als KNAPP dieses übernehmen können. Ein derartiges Vorgehen verbunden mit der Einrichtung eines professionellen Leitstands ist speziell bei automatisierten Lagern sinnvoll. Dieser sogenannte Flow Control Room ist mit Live-Überwachungsbildschirmen, die sämtliche neuralgische Punkte in der Anlage anzeigen und Echtzeit-Dashboards gefüttert mit den Daten aus dem Produktivsystem ausgestattet. Die Mitarbeitenden steuern und überwachen zentral den gesamten Warenfluss im Lager. Stockt dieser oder wird sogar unterbrochen, wird das Problem im Control Room identifiziert und behoben.
Das Management dieses Leitstands kann rein intern erfolgen oder mit Support eines SAP Partners. Wir als KNAPP bieten hierfür sogenannte Logistics Operations Engineers an. Neben der Koordination von Release-Updates für das produktive System übernehmen sie auch die Behebung von Software-Incidents und unterstützen die Techniker:innen im operativen Tagesgeschäft des Control Rooms.
5) Sind meine SAP® EWM Key-User ausreichend befähigt für den Live-Betrieb?
Ein starkes Key-User-Team ist der Schlüssel, um das volle Potenzial einer WMS-Lösung auszuschöpfen. Umfassende Schulungen und regelmäßige Weiterbildungen helfen, dass diese Mitarbeitenden Probleme eigenständig identifizieren und lösen können. Ebenso sollten sie in der Lage sein, kleinere Anpassungen und Optimierungen selbstständig zu realisieren. Ergänzend zu den SAP® EWM-Grundschulungen der SAP bieten wir als KNAPP spezifische Trainings für Key-User an, um sie mit den kundenspezifischen Erweiterungen der SAP® EWM-Lösung vertraut zu machen. Mit diesem Gesamtpaket können sie schlussendlich wichtige Projektaufgaben wie Testfall-Erstellung oder End-User-Schulungen übernehmen und nach dem Go-Live als Help Desk für einen reibungslosen Betrieb fungieren.
Zu Verstärkung des Key-User-Teams im Tagesgeschäft, insbesondere in der Vorbereitung auf und erfolgreichen Abwicklung von Peak Seasons kann externer SAP® EWM-Support vorteilhaft sein. Diese zusätzlichen Ressourcen können in Form von temporären Bodyleasings oder als die vormals bereits erwähnten Logistics Operations Engineers genutzt werden, um die Systemstabilität von SAP® EWM kurz nach dem Go-Live bzw. dem Ende der Hypercare-Phase sicherzustellen. Sie überwachen die Systeme, identifizieren Verbesserungspotenziale und optimieren die Anlage von Anfang an. Dies gewährleistet langfristig maximale Effizienz und Leistung.
6) Wie ist mein Wissensmanagement für den SAP® EWM Support organisiert?
Ein effektives Wissensmanagement ist unerlässlich, um einen SAP® EWM Support effizient zu gestalten. Das betrifft einerseits das eigene in-house Team, aber auch die etwaige Zusammenarbeit mit einem SAP Partner. Um ein Silo-Denken und -Agieren zu vermeiden, ist es wichtig, dass alle relevanten Informationen und Dokumentationen zentral verfügbar und leicht zugänglich sind. Damit verbunden ist es ebenso essenziell, dass die Verantwortlichen die Dokumentation rund um das WMS-System sauber und gewissenhaft pflegen.
Das bedeutet, dass Schnittstellenadaptierungen, Spezifizierungen zum Verhalten bei Fehlerfällen, nachträgliche Änderungen in der Realisierungs- und Betriebsphase vollständig erfasst werden. Das erleichtert nicht nur das selbstständige Arbeiten der Mitarbeitenden im Tagesgeschäft, sondern auch längerfristig die Pflege des Systems hinsichtlich Updates, Migrationen oder Retrofits. Plattformen wie das SAP Support Portal und die SAP Community sind zudem nützlich, um auf aktuelle SAP Notes, Knowledge Base Articles und Best Practices zuzugreifen. Ergänzend tragen regelmäßige Schulungen und Wissensaustausch innerhalb des Teams dazu bei, dass alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand sind und schnell auf Herausforderungen reagieren können.
7) Was sind Ihre persönlichen Fragen zu Ihrem SAP® EWM-Support?
Wir sind neugierig auf Ihre Fragen rund um Ihre bestehende SAP® EWM-Lösung nach dem Go-Live. Kontaktieren Sie uns einfach für einen persönlichen Termin, wo wir ausführlich über Ihre individuellen Herausforderungen im Logistikbereich sprechen und feststellen können, wie wir Sie dahingehend mit unserem SAP® EWM Support eventuell unterstützen können.
Weiterführende Leseempfehlungen
Stellen Sie sich vor, es gäbe eine einzige Plattform, um Logistikprozesse zu optimieren, Innovationen wie Automatisierung bereitzustellen und alles nahtlos in Ihre SAP®-IT-Landschaft zu integrieren. Das und mehr ist SAP BTP. Erfahren Sie dazu mehr in unserem Blog.
Welche 11 Fragen sollte man sich unbedingt vor einer SAP® EWM-Einführung stellen? Diese Fragen samt Antworten finden Sie in diesem Blogbeitrag.
450.000 SAP® EWM MFS-Telegramme verarbeitet unsere Lösung in der S/4HANA Cloud, private edition, in der Stunde. Glauben Sie uns nicht? Dann lesen Sie jetzt unseren Blog dazu.